なぜ「クレーム対応メール」に工夫が必要なのか ⚡
中国赴任や出張中に避けられないのが顧客からのクレーム対応です。
日本語でさえ難しいクレーム処理を、中国語で行うのはさらにハードルが高いもの。
その理由は、中国語メール特有の簡潔さと直接さにあります。
工夫せずに直訳してしまうと、意図せず責任逃れや冷たい印象を与えてしまいかねません。
そこで本記事では、顧客に誤解されないための中国語メールライティングのコツと表現例をご紹介します。
日本人がクレーム対応でやりがちなNG例 ❌
- 長文すぎる → 日本語的に丁寧に書くと、中国語では言い訳に見える。
- 曖昧すぎる → 「対応します」ではなく「何を・いつまでに」まで具体的に書く必要あり。
- 感情表現が薄い → 「ご迷惑をおかけしました」にあたる中国語フレーズを省略してしまう。
クレーム対応に役立つ基本フレーズ集 ✨
① 謝罪の冒頭フレーズ
- 非常抱歉给您带来不便。
(fēi cháng bào qiàn gěi nín dài lái bú biàn)
ご不便をおかけし、大変申し訳ございません。 - 对造成的问题深表歉意。
(duì zào chéng de wèn tí shēn biǎo qiàn yì)
ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
② 原因を説明するとき
- 问题的原因是…
(wèn tí de yuán yīn shì…)
問題の原因は…です。 - 经过调查，我们发现…
(jīng guò diào chá, wǒ men fā xiàn…)
調査の結果、〜が判明しました。
③ 対応策を提示するとき
- 我们已采取以下措施。
(wǒ men yǐ cǎi qǔ yǐ xià cuò shī)
すでに以下の対策を講じました。 - 我们将于明天之前完成。
(wǒ men jiāng yú míng tiān zhī qián wán chéng)
明日までに完了いたします。 - 请您放心，我们会尽快解决。
(qǐng nín fàng xīn, wǒ men huì jǐn kuài jiě jué)
ご安心ください、早急に解決いたします。
④ 再発防止を伝えるとき
- 我们将加强管理，避免类似问题。
(wǒ men jiāng jiā qiáng guǎn lǐ, bì miǎn lèi sì wèn tí)
管理を強化し、同様の問題を防ぎます。 - 今后会更加注意。
(jīn hòu huì gèng jiā zhù yì)
今後は一層注意いたします。
メール構成の工夫 💡
- ① 謝罪 → 必ず最初にお詫びを明記。
- ② 原因 → 言い訳ではなく事実を簡潔に。
- ③ 対応策 → 「いつ・どうする」を明確に。
- ④ 再発防止 → 信頼回復につながる一文を添える。
実際のメール文例 📄
尊敬的客户：
非常抱歉给您带来不便。经过调查，我们发现是运输环节出现问题。
我们已采取措施，并将于明天之前补发新的产品。请您放心，我们会尽快解决。再次向您表示诚挚的歉意。
此致
敬礼
よくある不安と解決策 🙋♂️
Q1：中国語で「謝罪」のニュアンスは伝わる？
A：「抱歉」「歉意」を使えば十分に伝わります。
Q2：長文すぎるとどうなる？
A：中国語ビジネス文では冗長さはマイナス。簡潔にまとめるのがポイントです。
Q3：AI翻訳で対応できる？
A：参考にはなるが、謝罪や依頼のニュアンスは誤訳しやすいため、定型文を覚える方が安全。
まとめ ✨
中国語でのクレーム対応メールは、謝罪＋原因＋対応策＋再発防止を短文でまとめるのが鉄則です。
「非常抱歉」「请您放心」などのフレーズを活用し、誠意を伝えながら誤解を避ける工夫を身につけましょう。
これにより、トラブルを信頼関係強化のチャンスに変えることができます。
